Bila data pemakaian barang dari setiap proyek dianggap 25 item barang perhari, sebulan sekitar 600 record, kalau sepuluh proyek jadi 6000 record, setahun menjadi 72000 record, bagaimana cara Anda meng-evalusi data sebanyak ini kalau masih dengan cara manual ?

Kasir proyek setiap hari mencatat pengeluaran uang untuk berbagai keperluan, dari pantauan terhadap beberapa perusahaan kontraktor, terdapat kira-kira sekitar 25 record setiap hari, jadi juga bisa mencapai 72000 record untuk 10 proyek dalam setahun. Karena data ini harus di-input oleh bagian akuntansi untuk membuat jurnal, tentu akan sangat repot kalau antara kantor pusat dan proyek tidak terkoneksi secara online. Nota pembelian yang kurang baik atau tidak jelas akan menyulitkan bagian akuntansi ketika melakukan verifikasi. Lihat contoh Nota

Nota permintaan barang dari proyek bila dilakukan secara manual, maka logistik kantor akan sangat kesulitan untuk membuat rekapitulasi kebutuhan barang yang akan dibeli, sering terjadi pembelian barang secara berulang-ulang dengan volume kecil akan menambah volume pekerjaan dan biasanya dengan harga yang kurang competitive.

Akibat kesulitan dalam mengevaluasi permintaan barang dari proyek, sering terjadi barang yang diminta oleh proyek segera dipenuhi, sehingga kontrol terhadap RAP (Budget) menjadi sangat lemah dan pada akhir proyek sering terjadi over budget.

Perusahaan dengan kegiatan rata-rata 10 proyek dan memakai 10 item peralatan yang membutuhkan solar, dengan 25 hari kerja akan ada 2500 bon pemakaian solar dalam sebulan dan jadi 30 ribu dalam setahun. Kalau tidak tersedia alat bantu tentu akan sangat sulit untuk mengevaluasi kebutuhan setiap alat apakah masih sesuai dengan standar atau tidak.